KPI vs OKR: ¿Cuántas veces has escuchado lo mismo y no has sabido responder?
¡Pero es super importante tenerlo claro!
Medir el desempeño de un negocio es la clave para el crecimiento de una empresa. Justamente para esto son importantes los índices KPI (indicadores clave de rendimiento) y OKR (objetivos y resultados clave).
Vamos a aclarar la diferencia de KPI vs OKR con algunos ejemplos simples.
¡Chécalo Aquí!
KPI vs OKR: Su Valor en los Resultados Corporativos
Para cualquier negocio es importante comprender el estado actual de progreso.
Con esto se puede noción clara de cómo andan las cosas y saber qué funciona y qué no.
Sin embargo, con tantas métricas de rendimiento para rastrear, puede ser un desafío comprender cuáles se adaptan mejor a un negocio y cuáles son finalmente útiles para impulsar los cambios buscados.
De todas maneras, lo que es aún más desafiante es comprender cómo impulsar exactamente estas métricas y quién debería ser responsable de ellas.
Establecer KPI es tan importante como establecer OKR, para medir las cosas en forma correcta y mover la «aguja comercial».
Diferencias entre KPI vs OKR
KPI vs OKR. Tanto los OKR como los KPI son medibles y reflejan el desempeño del equipo. Al comparar los OKR con los KPI, la principal diferencia es:
- Qué mides exactamente;
- Cómo se te ocurren esas medidas.
Los KPI son métricas de rendimiento empresarial de alto nivel que se analizan con una frecuencia precisa (anual, trimestral, mensual, semanal, etc.). Se utilizan para medir el rendimiento, pero no indican realmente qué se debe cambiar o mejorar para impulsar el crecimiento de esos números.
Los OKR proponen un método de establecimiento de objetivos trimestrales que ayuda a las empresas a mejorar el rendimiento e impulsar el cambio. A diferencia de los KPI, los OKR sí se utilizan para decidir qué se debe cambiar, arreglar o mejorar.
He ahí la diferencia.
| KPI | OKR |
| Indicadores de Rendimiento | Método de objetivos y resultados clave |
| Métricas comerciales que reflejan el desempeño | Método de establecimiento de objetivos que mejora el rendimiento e impulsa los cambios |
| Para la gestión y la medición del desempeño | Para la alineación, el compromiso y el enfoque |
| Consideran un Liderazgo dirigido, de arriba hacia abajo | De abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo – 50/50 |
| No se puede cambiar de forma regular | Establecido, adaptable, rastreado y reevaluado con frecuencia |
| Hechos para fijar el nivel de desempeño que se desea lograr | Un área específica de mejora en la que centrarse |
| Permiten fijar un «desempeño» deseado y proporciona puntos de referencia | Informa a todos sobre lo que es importante para lograr los objetivos de la empresa. |
¿Qué es un KPI? Ejemplos
Antes de avanzar, dejamos aquí un enlace útil a los KPI de gestión en Marketing.
Como mencionamos previamente, KPI es un acrónimo de Indicador clave de rendimiento.
Los KPI en se fijan o establecen en los negocios para proporcionar objetivos numéricos y marcar objetivos específicos.
Estos números medibles demuestran la eficacia con la que un negocio se está moviendo hacia los objetivos, como ingresos trimestrales específicos o nuevos clientes específicos por mes.
Los KPI, en sí, ayudan a las empresas, departamentos comerciales, equipos e individuos a establecer objetivos claros y monitorear su progreso en esos valores.
En la mayoría de las empresas, los KPI reflejan los objetivos de ingresos y el crecimiento mes a mes de varias métricas comerciales.
Prácticamente, se puede realizar un seguimiento de todas las actividades comerciales regulares con KPI.
Por ejemplo:
- el ingreso es de $100,000
- el costo de adquisición del cliente es de $100
- el tráfico mensual del sitio web es de 10,000 nuevos visitantes
- el valor promedio de transacción es de $1,000
- tratos cerrados por un vendedor por mes es 10
- las ventas por región son 100, etc.
Estos objetivos y otros pueden ser anuales, trimestrales, mensuales, diarios o incluso por hora, según lo que desee hacer seguimiento.
El propósito de los KPI es analizar el desempeño pasado y hacer predicciones para el futuro.
Por ejemplo, qué meses o regiones generarán ventas, cuántos tratos cerrará un vendedor o qué valor de transacción promedio se espera.
Ejemplos de KPI
Aquí hay algunos ejemplos de KPI comunes para diferentes equipos.
Los KPI generalmente se logran a través de tareas comerciales habituales y como parte de la rutina diaria.
KPI DE VENTAS
- 1,000 nuevos clientes potenciales entrantes por mes
- El tiempo de respuesta del cliente potencial es de 2 días.
- La tasa de conversión de clientes potenciales es del 3%
- El valor promedio del pedido es de $ 1,000
- El tiempo promedio del ciclo de ventas es de 2 meses.
- La venta adicional es del 50%
KPI DE MARKETING
- 1,000 clientes potenciales calificados de marketing
- 100 clientes potenciales calificados de ventas
- El costo por cliente potencial es de $100
- Tasa de conversión del 10% de un visitante del sitio web a cliente potencial
- 100.000 nuevos visitantes mensuales de tráfico orgánico
- El valor de por vida del cliente es de $ 1,000
KPIS DE ATENCION AL CLIENTE
- La tasa de abandono de clientes es del 5%
- El ingreso promedio por usuario es de $ 1,500
- El costo de retención de clientes es de $100
- El tiempo de primera respuesta en el chat es de 3 minutos
- El puntaje de satisfacción del cliente es 80%
- La puntuación neta del promotor es 70
KPI DE GESTIÓN DE PRODUCTOS
- La entrega a tiempo (cada lanzamiento) es de 20 días
- El número de Usuarios Activos Diarios es de 1.000
- La tasa de retención es del 20%
- La duración de la sesión es de 10 minutos.
- El número de acciones del usuario por sesión es 10
- La tasa de rebote es del 30%
¿Qué es un OKR? Ejemplos
Como igualmente dijimos, OKR tiene que ver con objetivos y resultados clave.
Los OKR en los negocios se utilizan para comunicar los resultados deseados en toda la organización, enfocarse en áreas clave de mejora y brindar resultados valiosos para el negocio.
En la mayoría de los casos, los OKR reflejan áreas de mejora (también conocidas como sus objetivos) que pueden ayudar a alcanzar los objetivos de KPI.
Esa área de mejora se mide por los resultados clave que ayudan a rastrear el impacto de los cambios que su equipo o empresa decidió realizar.
Los OKR están concebidos para mejorar cualquier área de un negocio. (Lentamente la interrogante KPI vs OKR se va aclarando)
Por ejemplo:
- Aumentar el compromiso con un producto o servicio
- Personalizar el enfoque de ventas y nutrir mejor a nuevos clientes potenciales
- Aprovechar la «prueba social» para aumentar la credibilidad y mejorar la reputación
- Aumentar el número de clientes potenciales de alta calidad
- Construir un motor de planificación financiera que mejore los procesos contables y acelere el crecimiento empresarial.
El propósito de la metodología OKR es identificar áreas de mejora para el trimestre y centrar la atención de sus equipos en generar resultados comerciales valiosos.
Ejemplos de OKR con iniciativas
Los OKR son el puente entre dónde se está y dónde se quiere estar.
Los OKR de equipo no sólo son medibles, sino también inspiradores e impulsados por la acción.
Aquí hay ejemplos generales de OKR con iniciativas para que ver cómo cada equipo tomaría medidas prácticas para lograrlos durante un trimestre.
OKR del equipo de producto
Objetivo: Aumentar la participación en un determinado producto
Resultados clave
KR1: Aumentar la duración promedio de la sesión de 10 min a 25 min
KR2: analizar la oferta de la competencia e implementar las 3 mejores ideas de mejora
KR3: aumentar la actividad diaria promedio por usuario en un 12%
Iniciativas
- Hacer una lista para comparar el producto en cuestión con el de la competencia y hacer una lluvia de ideas para mejorar
- Ponerse en contacto con clientes leales y solicitar comentarios
- Diseñar y lanzar una función «sorprendente» para iniciar debates y activar la participación del cliente
OKR del equipo de marketing
Objetivo: Aprovechar la «prueba social» para aumentar la credibilidad y mejorar la reputación
Resultados clave
KR1: Obtener al menos 15,000 visitas en nuestra página de testimonios
KR2: Alcanzar una tasa de clics promedio del 20% en la campaña de comunicación
KR3: aumentar el número de acciones en LinkedIn de 30 a 1000
KR4: Reducir un costo promedio de adquisición por cliente de $100 a $20
Iniciativas
- Asociarse con líderes de opinión para promocionar la página de testimonios
- Comunicarse con los usuarios avanzados y pedirles que compartan historias de éxito en formato de video
- Hacer una lluvia de ideas para el marketing de LinkedIn
OKR del equipo de ventas
Objetivo: Personalizar el enfoque de ventas y alimentar mejor a nuevos clientes potenciales
Resultados clave:
KR1: aumentar la cantidad de puntos de contacto con una nueva ventaja de 3 a 6
KR2: aumentar la tasa de apertura de correos electrónicos de seguimiento del 14 % al 45 %
KR3: Alcanzar una puntuación media de 8/10 en la encuesta de satisfacción del cliente con al menos 100 respuestas
Iniciativas
- Actualizar el mapa de viaje del cliente para mejorar el proceso de crianza
- Realizar un curso sobre las mejores prácticas en enfoques de correo electrónico y consultar con el equipo de marketing.
- Crear diferentes ofertas para diferentes casos de uso, revisar el argumento de venta
OKR del equipo de Atencion al cliente
Objetivo: Aumentar el compromiso con nuevos clientes que pagan
Resultados clave:
KR1: aumentar la tasa de apertura de la comunicación en el producto del 4% al 15%
KR2: Aumentar el número de reuniones de seguimiento reservadas de 7 a 21 por semana
KR3: Lograr una calificación de calidad de servicio de 9 sobre 10 según la encuesta anónima posterior a la reunión
KR4: Reducir el tiempo de respuesta promedio de 5h a 1h
Iniciativas
- Analizar la tasa de apertura del trimestre anterior y redactar nuevas copias para los mensajes dentro de la aplicación
- Personalizar la comunicación saliente
- Crear una sección de preguntas frecuentes de alta calidad y respuestas almacenadas para acelerar las respuestas
- Encuestar a los clientes de alto compromiso para preguntarles qué les gusta de los servicios.
¿Cuál es Mejor?: OKR vs KPI
En lugar de preguntar cuál es mejor (o seguir con la recurrente batalla de KPI vs OKR), se debería considerar cómo se complementan los 2.
En sí, KPI vs OKR es una pregunta algo sin sentido.
KPI es un punto de partida de conversación sobre dónde mejorar, cambios para implementar o problemas para resolver. Por otro lado, OKR especifica un área de enfoque con resultados medibles por los que luchar para lograr esas mejoras.
El análisis del desempeño comercial frente a los objetivos de KPI les brinda a los ejecutivos una comprensión de dónde se encuentra el negocio y cómo mantenerlo en marcha.
Sin KPIs, una empresa puede perder rápidamente la dirección y el propósito. En pocas palabras, es difícil liderar una empresa funcional y bien organizada si no mide los KPI.
Sin embargo, estos números en realidad no le dicen directamente cómo cumplirlos o mejorarlos. No puede hacer crecer un negocio simplemente diciendo «necesitamos alcanzar un objetivo de ingresos más alto».
Si un gerente siente que se está quedando atrás en los objetivos de KPI, ¿qué necesita mejorar exactamente para volver a encarrilar todo? Ahí es donde entran los OKR.
Los OKR les dan a los equipos y empleados una participación en el juego, por así decirlo.
Combinación de OKR y KPI: Ejemplo de Equipo
Hay 2 casos específicos en los que un valor de KPI sugiere que se necesita un OKR para abordar un problema en particular:
- Si percibe que se está quedando atrás en su objetivo de KPI, necesita un OKR para volver a encarrilar todo.
- Si siente que necesita lograr un objetivo de KPI más ambicioso (como un gran número de ingresos), necesita OKR que lo guíen allí.
Ejemplo:
- El equipo de Atencion al cliente de la empresa A tiene un objetivo de KPI de 100 reuniones por trimestre.
- Se dan cuenta de que para incorporar a más clientes y aumentar el valor de por vida del cliente, necesitan tener más reuniones.
- Entonces deciden perseguir un objetivo de KPI mucho más alto de 300 reuniones por trimestre.
1. Tener un debate de análisis interno
Una vez que se aclara el objetivo de KPI, es un buen punto de partida para pasar a discutir qué podría mejorarse al establecer OKR.
Entonces, ¿en qué debe enfocarse exactamente el equipo de atencion al cliente para cumplir con el objetivo de 300 reuniones en 3 meses?
Para encontrar y priorizar el «área de mejora más valiosa», el equipo de atención al cliente de la empresa A puede plantear un debate.
Algunas preguntas para guiar esta discusión podrían ser:
- ¿Hay que centrarse en los clientes nuevos o en los que se suscribieron en los últimos 6 meses?
- ¿Cómo abordará esto el equipo: a través de comunicaciones por correo electrónico, notificaciones en el producto o una página de destino?
- ¿Sería más valioso centrarse en los clientes a largo plazo e interactuar con ellos con más frecuencia?
- ¿Cuántas reuniones por cliente son suficientes para garantizar un uso y compromiso continuos?
Si los clientes no reservan seguimientos, ¿se debe a la mala primera impresión? ¿Debería el equipo considerar mejorar el argumento de venta y el enfoque de demostración?
Los debates internos del equipo son la clave para la alineación del equipo, a través de la cual quedaría claro que algunas áreas tienen más impacto que otras.
Los resultados del debate interno servirían como base para el establecimiento correcto de objetivos.
2. Escribir el OKR + Crear un Plan de Ejecución
Para continuar con el ejemplo, imaginemos que el equipo de Atención al Cliente decide centrarse en los clientes que se suscribieron en los últimos 3 meses y aumentar el compromiso con ellos.
El equipo aplicará diferentes tácticas para lograr los resultados deseados. Pero, ¿qué resultados son deseables aquí?
Por lo general, las empresas piensan que el KPI debería ser uno de los resultados clave del objetivo, pero esta no es una buena práctica.
Ejemplo de un mal objetivo: aumentar el número de reuniones de 100 a 300
Esto es solo reiterar el objetivo de KPI. En su lugar, se recomienda buscar identificar un resultado en el que el equipo pueda influir de forma continua.
Ejemplo de un buen objetivo: Mejorar la lealtad y satisfacción del cliente
El equipo puede realizar un seguimiento de esto cada semana y tomar medidas cuando el progreso está en riesgo.
Esta es un área de mejora en la que este equipo puede impactar directamente
Vale la pena recordar que se debe tener al menos 3-5 resultados clave por objetivo. Para que los OKR funcionen, se debe definir el objetivo con tanta claridad que daría forma al proceso de pensamiento y al marco de priorización para todo el trimestre.
Conocer los resultados reales ayudará a un equipo a elegir las tareas correctas en las que trabajar, las iniciativas o proyectos que planificar, para no perder el tiempo persiguiendo todo lo que se les ocurra. De esta manera, los OKR mantienen a todos enfocados.
3. Analizar el progreso y otras mejoras
Este crecimiento de KPI puede no ser inmediato. Vale recordar que el éxito no es algo que se dé de forma súbita.
Es todo un proceso el corregir las debilidades y fortalecer las mejores características. Entonces, si el OKR que se estableció este trimestre no tuvo un impacto en el negocio de la manera que esperaba, se puede analizar qué funcionó y qué no, y encontrar un mejor enfoque y un mejor OKR de equipo para el próximo trimestre.
Al analizar el progreso de un OKR en retrospectiva (en los registros de OKR semanales del equipo o en las revisiones mensuales), se está averiguando y documentando exactamente cómo es más probable que mejore un negocio y logre sus ambiciosos objetivos de KPI.
Software para la Gestión de KPI y OKR
Para los gerentes de proyectos es ideal manejar algún tipo de software que controle estos indicadores.
Todo para medir de manera efectiva los resultados de desempeño, realizar un seguimiento de los hitos de los empleados y crear un entorno propicio para el crecimiento.
Entre los más populares figuran Wrike (un software OKR que contiene tableros personalizables, menciones, tipo slack, múltiples vistas para la transparencia de todo el equipo, entre otras cracteristicas).
También está BetterWorks (que permite configurar correos electrónicos para enviar recordatorios de trabajo y así «motivar» al equipo a establecer OKR. También permite realizar un seguimiento del progreso mediante el mapeo de desarrollos trimestrales y el establecimiento de hitos, encuestas y otros útiles módulos).
Igualmente, Asana, una reconocida aplicación de gestión de tareas que ayuda a los equipos a lograr sus objetivos de trabajo a través de sus funciones de planificación de proyectos.