¿Cómo Usar Google Drive? Guía Completa

¿Cómo usar Google Drive? Esta es una consulta bastante recurrente conforme al crecimiento exponencial de las herramientas de almacenamiento y gestión en la nube

Como se conoce, Google Drive es un sistema de almacenamiento de archivos basado en la nube que permite a personas naturales o empresas el crear, editar, almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

El tema es que hay una serie de comandos super útiles que todos deberían saber. Este post justamente cubre eso, en sintonía con unos temas que redactamos sobre comandos de búsqueda en Google y cómo buscar en Gmail.

Chécalo aquí!

Cómo Usar Google Drive en Forma Avanzada

El «cómo usar Google Drive» es algo que se ha ido complejizando, en relación a numerosas funcionalidades que ha ido incorporando este software.

Para ir derechamente al tema del artículo, comenzamos con asuntos esenciales.

La lista de Tipos y Trucos contempla:

1. Buscar Archivos Rápidamente
2. Buscar y Eliminar Archivos Pesados de Google Drive
3. Comprar Más Espacio de Almacenamiento
4. Compartir Archivos o Carpetas con Otro Usuario o Persona
5. Editar Permisos de Uso de Documentos, Archivos o Carpetas
6. Controlar los Archivos Compartidos por un Tercero
7. Ver Historial de Ediciones de un Archivo, Documento o Carpeta
8. Agregar Aplicaciones o Widgets a Google Drive
9. Revisar o Eliminar Aplicaciones de Terceros Instaladas en la Cuenta
10. Permitir que Archivos Estén Disponibles sin Conexión a Internet
11. Publicar Archivos en la Web Como Enlace o Insertado – Embebido
12. Obtener Notificaciones de Ediciones en el Correo Electrónico
13. Guardar Cosas directamente desde la Web
14. Extraer texto de imágenes
15. Convertir Archivos de Office a Google Docs para un Fácil Acceso y Edición Online
16. Acortar Enlaces Largos con Bitly.
17. Chatear con el Equipo mientras Se Trabaja en un documento
18. Hacer Copias de Seguridad y Sincronizar Archivos con Cualquier Dispositivo
19. Encontrar Carpetas o Archivos Rapidamente con Colores
20. Ver Lista de Atajos de Teclado
21. Crear un Espacio de Trabajo en Google Drive [Sólo Cuenta Google Workspace de Pago]

1. Buscar Archivos Rápidamente

En lugar de revisar todos los archivos en Google Drive, se puede buscar exactamente lo que se necesita con las opciones de la barra de búsqueda.

• Tipo: Tipos de archivo, como documentos, imágenes o PDF.
• Fecha de modificación: La fecha en que se editó el archivo por última vez.
• Nombre del elemento: Busca solo el título del archivo.
• Incluye las palabras: Busca palabras y frases en documentos.
• Propietario: La persona a quien pertenece el archivo.
• Compartido con: Quién puede ver, comentar o editar el archivo.
• Ubicación: Si el archivo está en una carpeta específica, en la «Papelera» o «Destacados». También puedes buscar archivos disponibles para las personas de tu organización.
• Hacer seguimiento: Si el archivo tiene elementos de acción que te asignaron o sugerencias en archivos de tu propiedad.

2. Cómo Usar Google Drive para Buscar y Eliminar Archivos Pesados

Si se desea vaciar un tanto la papelera por temas de espacio (algo super recurrente), hay una forma muy simple de hacerlo.

Basta hacer clic en Almacenamiento (que está en la esquina inferior izquierda) y luego cuando se desplieguen los archivos, hay que ordenarlos por peso, haciendo clic en la columna llamada «Almacenamiento».

3. Comprar Mas Espacio de Almacenamiento

Si el problema es definitivamente el espacio, se puede comprar más.

Google Drive ofrece por defecto 15 GB gratis. Para comprar más hay que simplemente hacer clic en el botón «Comprar Más Espacio«, que se encuentra en la esquina inferior izquierda, en la primera pantalla cuando se abre Google Drive.

4. Compartir Archivos o Carpetas con Otro Usuario o Persona

Google Drive permite compartir cualquier archivo. Para hacerlo basta hacerle clic derecho con el mouse o ratón y cuando salga un menú emergente hay que hacer clic «Obtener enlace».

De esta manera se abrirá una ventana con el link que se tiene que compartir con la persona que se desee.

En esta ventana también hay una pestaña que se puede desactivar para inhabilitar el enlace, si se quiere dejar de compartir el documento

5. Editar Permisos de Uso de Documentos, Archivos o Carpetas

Se puede delimitar si una persona puede editar o leer o comentar un documento.

Y si se cambia de idea en un futuro, se puede editar.

6. Controlar los Archivos Compartidos por un Tercero

Como comentamos previamente, en Google Drive es muy común el compartir archivos con terceros. Cuando un tercero comparte un archivo conmigo, éste se aloja en una pestaña lateral especial llamada «Compartido Conmigo».

Para verlos hay que hacer clic en la columna de la izquierda y pulsar en Compartido conmigo.

También se puede bloquear a un tercero para impedir que comparta archivos con uno. Para hacerlo hay que hacer clic derecho con el mouse y cuando se despliegue el menú, clic en bloquear al usuario.

7. Ver Historial de Ediciones de un Archivo, Documento o Carpeta

Para esto basta hacer clic derecho sobre un archivo, documento o carpeta y hacer clic en Ver Detalles.

8. Agregar Aplicaciones o Widgets a Google Drive

Es muy útil para agregar programas de terceros que sirven de complemento.

Para hacerlo hacer clic en el botón +Nuevo y luego en Mas y finalmente en + Conectar mas aplicaciones.

Se abrirá el Google Workspace Marketplace. La mayoría de las aplicaciones de terceros son gratis y todas son aprobadas por Google.

9. Revisar o Eliminar Aplicaciones de Terceros Instaladas en la Cuenta

Esto en línea con lo anterior, permite eliminar aplicaciones o widgets instalados en la Google Workspace Marketplace.

Para acceder a esto, hay que hacer clic en la tuerca de la esquina superior derecha y luego hacer clic en Configuración y finalmente en la pestaña Administrar Aplicaciones.

10. Permitir que Archivos Estén Disponibles sin Conexión a Internet

Esto permite generar backups de descarga y poder trabajar offline o sin internet.

Basta ir a Configuración. Luego marcar en el recuadro Sin Conexión.

11. Publicar Archivos en la Web Como Enlace o Insertado – Embebido

¿Se necesita compartir un documento, presentación u hoja de cálculo y dejarlo a la vista de todos o con acceso comunitario?

Simplemente hacer clic en Archivo, luego clic en Publicar en la Web y se obtendrá un enlace público que se puede compartir con cualquier persona.

12. Obtener Notificaciones de Ediciones en el Correo Electrónico

Lo mejor de Google Drive es que permite hacer comentarios, sugerencias y etiquetar direcciones de correo electrónico en archivos que se comparte.

Y al elegir recibir notificaciones por correo electrónico sobre estas actualizaciones el usuario se puede asegurar de estar actualizado con los cambios realizados en sus documentos, sin necesidad de abrir la aplicación.

13. Guardar Cosas directamente desde la Web

La extensión Guardar en Google Drive de Chrome, al igual que las sugerencias de nombres, permite guardar documentos, imágenes, audio, videos y más directamente desde una página web en la carpeta de Google Drive que se escoja.

Es muy útil para cuando se quiere guardar capturas de pantalla de página completa, que de otro modo serían complicadas.

14. Extraer texto de imágenes

La opción de Google Drive para abrir documentos con Google Docs tiene un reconocimiento óptico automático de caracteres.

Esto significa que en unos segundos obtiene un documento con el archivo original y el texto listo para formatear y usar donde se necesite.

15. Convertir Archivos de Office a Google Docs Para Fácil Acceso y Edición Online

La extensión de Chrome Edición de Office para documentos, hojas de cálculo y presentaciones es un salvavidas cuando alguien envía un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel.

Con unos pocos clics, Google Drive convierte el archivo al formato de Google.

16. Acortar Enlaces Largos con Bitly

Google Drive permite acortar URL largas.

Para esto, hay que instalar el complemento Advanced URL Shortener ubicado en la Google Workspace Marketplace.

Luego, ir a una hoja de un Google Docs y escribir una URL. Clic derecho saldrá la opción de acortarla con Bitly.

NOTA: Hay que tener una cuenta de Bitly.

17. Chatear con el Equipo mientras Se Trabaja en un documento

Si se está trabajando con alguien en el mismo documento de Google Drive, se puede chatear allí mismo en tiempo real para hacer preguntas o intercambiar ideas.

Y, si se necesita cambiar a otra herramienta durante unos minutos, el sistema enviará notificaciones de nuevos mensajes de chat directamente en la pestaña del navegador.

18. Hacer Copias de Seguridad y Sincronizar Archivos con Cualquier Dispositivo

Las aplicaciones de Escritorio (Mac, Windows o Linux), Android o IOS de Google Drive permiten cargar y almacenar archivos automáticamente desde el computador, de manera de acceder a ellos desde cualquier otro dispositivo con Google Drive.

Lógicamente sincroniza cualquier actualización de los archivos que se hagan.

19. Encontrar Carpetas o Archivos Rapidamente con Colores

¿Se necesita encontrar ciertos archivos de Google Drive en un instante? Se puede crear carpetas con colores para encontrarlas rápidamente.

20. Ver Lista de Atajos de Teclado

Google Drive tiene también su lista completa de atajos de teclado. Esto permite ahorrar tiempo y clics. Y puede tenerlos al alcance de su mano presionando las teclas:

• Windows: «CTRL» y «/»
• Chromebook: «CTRL» y «/»
• Mac: «SHIFT» y «/»

Estos atajos son especialmente recomendaados para las personas que digitan todo el día y necesitan rapidez. Un must para los que quieren llegar al nivel avanzado de «cómo usar google drive».

21. Crear un Espacio de Trabajo en Google Drive [Sólo Cuenta Google Workspace de Pago]

Esta funcionalidad es exclusiva para cuentas de Google Drive de un usuario de Google Workspace de pago.

Básicamente los Espacios de Trabajo son agrupaciones de archivos que se pueden hacer en Google Drive para tenerlos todos juntos, aunque pertenezcan a carpetas diferentes.

Están pensados para agrupar archivos recurrentes en un espacio especial.

Para usarlo hay que hacer clic en la pestaña Prioridad de Drive. Luego hacer clic en + Crear Espacio de Trabajo.

El sistema te abrirá un menú para escoger qué archivos, documentos o carpetas colocar allí. Así se podrá acceder a ellos rapidamente.

Cómo Usar Google Drive: Comandos de Búsqueda Más Utiles

Al igual que en otras herramientas de Google como Gmail o el mismo buscador, hay una técnica para definir mejor las búsquedas y encontrar todo más rápido

Lo que hay que hacer es escribir estos parámetros en la barra de búsqueda de Google Drive.

La lista es la siguiente:

• Punto
• Comillas
• Signo Resta
• Owner
• Creator
• To
• From
• Sharedwith
• is:starred
• is:trashed
• Type
• Before y After
• Title
• App
• Followup

Punto

Sí. El comando más simple, pero quizás el más útil. Colocar un punto antes de una extensión de archivo para buscar todos los archivos de es extensión.

Ejemplo: .PNG

Comillas:

Permite buscar documentos que contengan una palabra o frase exacta.

Ejemplo: «facturas enero»

– [signo resta]

Ayuda a buscar documentos que excluyan una palabra en particular.

Ejemplo: factura -enero

Owner:

Colabora a buscar documentos que pertenezcan a una persona específica.

Ejemplo: owner:andreamiranda@marketing-branding.com

Creator:

Sirve para buscar documentos en unidades compartidas que haya creado una persona específica.

Ejemplo: creator:andreamiranda@marketing-branding.com

To:

Sirve para buscar documentos que se compartieron con una persona específica o con un grupo, o bien documentos compartidos uno mismo.

Ejemplo: to:carlosandrade@gmail.com | to:me

From:

Para buscar documentos compartidos por una persona específica o que uno haya compartido.

Ejemplos: from:me | from:mfernandez@gmail.com

Sharedwith:

Es para buscar documentos a los que una cuenta específica tenga acceso. Esto incluye los archivos que pertenezcan a la cuenta.

Ejemplos: sharedwith:me | sharedwith:miguelortiz@gmail.com

is:starred

Sirve para buscar elementos que se hayan destacado con una estrella.

Ejemplo: is:starred

is:trashed

Para buscar elementos que se hayan movido a la papelera.

Ejemplo: is:trashed

Type:

Sirve para buscar elementos por tipo de archivo. Se debe usar las siguientes palabras:

• folder (carpetas)
• document (documentos)
• spreadsheet (hojas de cálculo de Google)
• presentation (Powerpoint o presentaciones de Google)
• PDF
• image (imágenes PNG, JPG, JPEG)
• video (MP4, MOV)
• drawing (dibujos o vectores)
• form (Formulario de Google)
• site (Sitios Web de Google)
• script (secuencia de comandos)
• table (tabla)
• jam (archivo de Jam de Google)

Ejemplos: type:presentation | type:jam | type:image

Before y After:

Es para buscar elementos editados antes o después de un día determinado. El formato de la fecha debe ser así: AAAA-MM-DD.

Ejemplos: before:2021-05-02 | after:2021-05-01

Title:

Sirve para buscar elementos por título específicos.

Ejemplo: title:presentacion final

App:

Útil para buscar archivos de Apps Script.

Ejemplo: app:»Desarrollo Nuevo Apps Script»

Followup:

Es para buscar archivos con elementos de acción o sugerencias que a uno se le hayan asignado.

Ejemplos: followup:any | followup:suggestions | followup:actionitems